Je kantoor te duur geworden ?

Veel bedrijven zien hun huurkost als een noodzakelijk kwaad waar weinig aan gedaan kan worden. De waarheid is echter anders ... Maar laat ons eerst even inzoomen waarom je te veel betaalt. Vervolgens lichten we toe wat je eraan kan doen en hoe je dit idealiter aanpakt zodat je recurrent tussen -25% à -35% op je huurkosten kan besparen. Tot slot sommen we nog enkele veel gemaakte fouten op die je als huurder best kan vermijden om je onderhandelingspositie niet te verzwakken.

WAAROM BETAAL JE TE VEEL HUUR ?

Er zijn een aantal factoren die er samen voor zorgen dat de meeste bedrijven te veel huur betalen.

1) IMPACT VAN HET HYBRIDE WERKEN

De meeste bedrijven zijn intussen overgestapt naar een bepaalde vorm van hybride werken. Zij het nog minimaal 2 of 3 dagen naar kantoor, deze strategische keuze heeft een impact op de kantoorbezetting waarbij minder ruimte nodig is. Lege of onderbenutte m² zijn dus per definitie 'te dure m²'. Opgelet ... 40% aanwezigheid op kantoor betekent niet dat je 60% van je ruimte kan afstoten! Lees hierover meer in volgend artikel.

2) INDEXATIES VERSUS STABIELE/DALENDE VRAAGPRIJZEN

Je kan er niet omheen ... door de algemene prijsstijgingen en de stijging van energieproducten in het bijzonder hebben we de laatste maanden te maken met een uitzonderlijke inflatie. Bedrijven wiens huurcontract in Q4-2022 'verjaarde' zagen hierdoor de huurprijs voor hun bedrijfsruimten plots toenemen met +10% à +12%. Huurders die in januari 2023 in het laatste jaar van hun 9-jarige huurperiode kwamen, zagen hun huurcontract met +27% stijgen t.a.v. de aanvangshuurprijs. Maar ook huurders die momenteel in het 6de jaar van hun huurcontract zitten, zagen hun huurprijs intussen ook al met +20,4% stijgen.

De vraagprijzen voor leegstaande kantoorruimten (in bestaande gebouwen) daarentegen zijn eerder stabiel gebleven en in bepaalde regio's (zoals in onderstaand voorbeeld) zelfs al een tijd aan het dalen.

Huurindexatiegrafiek2023

Dit komt enerzijds door de nog verder toegenomen (en extra verwachte) leegstand omwille van de implementatie van het hybride werken. Dit is een proces dat zich de komende jaren nog zal verder zetten omdat veel huurders in de praktijk op dit moment geen contractuele opzegmogelijkheid hebben om hun m² te reduceren, ook al zitten ze intussen te ruim gehuisvest door het hybride werken.

Anderzijds wordt de kwaliteits- en dus ook prijskloof tussen bestaande oudere gebouwen en duurzamere en efficiëntere nieuwbouwprojecten ook groter. We merken in onze analyses dat bijvoorbeeld de ruimtelijke performantie (vb. netto /bruto ratio) in oudere gebouwen merkelijk slechter is waardoor voor hetzelfde behoeftenprogramma meer bruto m² ingehuurd moeten worden. Ook de aanwezigheid van aanvullende meeting en cateringfaciliteiten op modernere kantoorparken en -campussen zorgen ervoor dat de bedrijven/huurders zelf minder oppervlakte moeten huren. De combinatie van méér leegstand én minder kwaliteit zorgt ervoor dat de vraagprijzen voor dit soort gebouwen de laatste 10 jaar stabiel gebleven zijn of zelfs gedaald zijn.

3) CONCLUSIE: KLOOF TUSSEN DE ZITTENDE EN EEN NIEUWE HUURDER WORDT GROTER EN GROTER

De huurprijs van de zittende huurder is dus op 5 en 8 jaar met respectievelijk +20,4% en +27% gestegen terwijl een nieuwe huurder in datzelfde gebouw of business park een starthuur betaalt die zelfs lager kan liggen dan de aanvangshuurprijs van die zittende huurder. De kloof wordt dus jaarlijks groter ... in het nadeel van de trouwe zittende huurder. De nieuwe huurder krijgt op zijn beurt ook nog eens incentives (onder de vorm van huurvrije periodes of een financiële tussenkomst van de verhuurder in de huurdersinrichtingen.

HOE KAN JE HIER IETS AAN DOEN ?

De eerste stap is niet onderzoeken hoeveel m² je in dat geval nog nodig zal hebben.... maar wel je huurcontract bij de hand nemen om te kijken welke opties je effectief hebt. Je kan je immers rijk rekenen qua ruimte- en huurbesparing... maar de timing van je huurcontract is cruciaal om effectief de nodige actie te kunnen ondernemen.

Er zijn 2 mogelijke scenario's qua timing in je huurcontract: ofwel heb je een naderende break-optie of een einddatum in je huurcontract in het vooruitzicht, ofwel heb je dat niet en zit je nog een aantal jaar vast.

1) JE HEBT DE KOMENDE 12 à 16 MAANDEN EEN NADERENDE BREAK-OPTIE OF EINDDATUM IN JE HUURCONTRACT

In dat geval kan je d.m.v. een stay or leave business case al je opties vergelijken en de best mogelijke huisvestingskeuze maken aan de best mogelijke huurvoorwaarden. Zelfs indien je niet de intentie hebt om te verhuizen, ook dan kan je dit momentum als negotiatiehefboom gebruiken om opnieuw je ruimte te optimaliseren, je huurvoorwaarden te 'resetten' en een zogenaamde 'getrouwheidsbonus' bekomen voor het feit dat je blijft (en dus niet zal opzeggen/vertrekken !).

Veel huurders denken dat je zo'n break-optie enkel kan gebruiken als je effectief wenst te verhuizen maar dit is dus niet zo. De potentiële dreiging dat je kan vertrekken zorgt voor een sterke onderhandelingspositie waardoor je bovenop de 'getrouwheidsbonus' ook opnieuw lagere huurvoorwaarden kan negotiëren die een nieuwe huurder ook zou krijgen. Het bijkomend voordeel is dat naast de lagere huur ook de basis voor toekomstige indexaties opnieuw verlaagd wordt. Meer info over het principe van de getrouwheidsbonus en incentives vind je hier.

Eerst dien je je visie m.b.t. de toekomstige huisvesting en werkomgeving te formuleren. Vervolgens dien je je nieuwe noden (i.f.v. het hybride werken) uit te drukken in een ruimtelijk werkplekprogramma. Je nieuwe huisvestingsvisie en ruimtenoden zet je om in een RFI (lastenboekje) waarmee je door een volledige marktbevraging alle stay or leave opties inzichtelijk maakt en vergelijkt. Met een goede onderbouwde business case kan je maximale druk zetten op je huidige of een alternatieve verhuurder en de beste voorwaarden negotiëren voor de beste huisvestingsoptie. Bovendien kan je op basis van alle facts en figures de juiste toekomstige huisvestingsbeslissing nemen of voorleggen aan je directie of raad van bestuur.

Als corporate huurder kan je aanzienlijke huurbesparingen realiseren.... die kunnen oplopen tussen -25% en -35% ... recurrent. Zonder zelfs rekening te houden met een extra besparing door ruimte af te stoten!

Idea light

2) JE HEBT DE KOMENDE 12 MAANDEN GEEN NADERENDE BREAK-OPTIE OF EINDDATUM IN JE HUURCONTRACT

Het spreekt voor zich dat je in dit geval minder negotiatievoordeel hebt, maar toch zijn er opties, weliswaar met hun respectievelijke voor- en nadelen.

Eén van je opties is in dat geval 'onderverhuring'. In de meeste huurcontracten staat dat de huurder dit mag mits uitdrukkelijke goedkeuring van de verhuurder/eigenaar. Veel huurders beschouwen dit als vanzelfsprekend maar een verhuurder die zelf nog m² leeg heeft staan in het gebouw zal jou niet als 'concurrent-verhuurder' willen en zijn veto stellen. Aanvullend dien je desgevallend ook te kijken naar de ruimtelijke opsplitsbaarheid van een verdieping, het kostenplaatje hiervan, gemeubeld of niet verhuren, aan welke huurprijs, via welk kanaal zoek je een huurder,.... In de praktijk is het trouwens altijd beter een nieuwe huurder rechtstreeks een contract te laten afsluiten met de verhuurder zodat jij ertussen uit bent en de nieuwe huurder ook voldoende zekerheid heeft.

Een tweede optie is een zogenaamde 'trade off deal' met je eigenaar waarbij je voor beide partijen op zoek gaat naar een WIN-WIN formule. Zo kan je in ruil voor een inkrimping van bijvoorbeeld -20% met je verhuurder overeenkomen dat je de 80% die je wenst te behouden voor een langere termijn vastklikt zodat je aan je verhuurder in ruil meer financiële zekerheid en cashflow biedt. Belangrijk hierbij is ook de rekening van je tegenpartij te maken om een inzicht te bekomen in diens financieel kantelpunt bij de diverse scenario's. Daar waar al veel kantoorleegstand is, zal de verhuurder zijn risico groter zijn en dus zijn bereidheid tot een trade-off deal kleiner. We bekijken graag jouw specifieke situatie en je mogelijkheden. Geef ons een seintje !

WELKE FOUTEN MAKEN HUURDERS ?

Onze jarenlange ervaring leert ons de volgende meest voorkomende fouten waardoor huurders hun onderhandelingshefboom verzwakken of verliezen:

Interesse in een GRATIS doorlichting van jouw huurcontract of zin in een babbel over jouw situatie ?

Contacteer ons voor een korte online meeting om jouw huisvestingsuitdaging te bespreken. Nadien analyseren we vrijblijvend je huurcontract om vervolgens terug te koppelen met een SWOT-analyse van jouw concrete huursituatie. Aanvullend mag je een dienstenvoorstel op maat verwachten waarna we aan de slag gaan om jouw huursituatie terug af te stemmen op je toekomstige noden tegen sterk verbeterde huurvoorwaarden.

Process doorlichting huurcontract