Je kantoor te ruim door het hybride werken ?

Maar hoeveel ruimte heb je dan nog nodig ?

Veel bedrijven zijn in tussen overgeschakeld naar het hybride werken. Het thuiswerken heeft zijn definitieve plaats gevonden in de werkprocessen van het bedrijf. Anderzijds zal ‘het kantoor’ nog blijven bestaan, hetzij in een andere vorm en oppervlakte. De meeste bedrijven hebben intussen al beslist dat hun medewerkers minimaal 2 à 3 dagen zullen blijven mogen/kunnen thuiswerken en dus slechts 3 à 2 dagen op kantoor zullen doorbrengen. We horen van sommige bedrijven dat ze zelfs nog een stapje verder gaan dan dit.

Kantoor te groot

IMPACT OP DE OPPERVLAKTE EN TYPE INRICHTING

Je medewerkers zullen hun ‘individuele taken’ vooral thuis uitvoeren, terwijl ze juist naar kantoor zullen komen voor overleg, terugkoppeling, aansturing,…. Bijgevolg zal je kantoor vooral een meeting- en ontmoetingsplaats worden met een aantal extra faciliteiten die men thuis niet heeft. Anderzijds zal men een aantal gedeelde werkplekken moeten voorzien zodat je medewerkers tussen hun meetings door toch optimaal aan de slag kunnen aan een werkplek.

Je kantoor zal er dus helemaal anders uit moeten zien dan vandaag het geval is. Een pluspunt, dit kan gepaard gaan met een mooie inkrimping van je oppervlakte. MAAR opgelet .... het feit dat je werknemers slechts 60% van de tijd aanwezig zullen zijn, betekent niet dat je 40% van je oppervlakte kan schrappen ! Het betekent wel dat je minder individuele werkplekken of benches dient te voorzien. Maar naar alle waarschijnlijkheid zal je een aantal extra (kleinere) meeting ruimtes dienen te voorzien.

Een bijkomend aandachtspunt is de locatie van de meetingruimtes in het gebouw. Vroeger was het belangrijk dat de individuele werkplekken of benches in de eerste daglichtzone stonden zodat de werknemers die >6 uur aan de werkplek zaten, optimaal konden genieten van natuurlijk daglicht. De vergaderzalen werden in de donkere zones van het gebouw geplaatst, omdat men hier toch maar maximaal een uurtje in diende te vertoeven. Doordat je werknemers specifiek naar kantoor komen voor overleg, terugkoppeling, team meetings, etc ... zullen ze op die dagen veel meer gebruik maken van de meetingfaciliteiten. Bijgevolg dienen deze juist wel in een zone met natuurlijk daglicht moeten staan. En de flexwerkplekken waar men tussendoor even aan werkt zullen kunnen verhuizen naar de donkerdere zones. Gezien het feit dat het niet 90% vergaderen en slechts 10% individueel werken zal zijn, zal de 1ste daglichtratio van gebouwen uiterst belangrijk worden bij de selectie van een kantoorgebouw. Wij houden hier al jaren rekening mee!

HOE BEPAAL JE HOEVEEL WERKPLEKKEN JE NOG DIENT TE VOORZIEN ?

Dit blijkt voor veel bedrijven een moeilijke oefening, maar we delen alvast onze inzichten met jou. Als we de resultaten van bezettingsgraadmetingen (van de werklekken) van de jaren voor de pandemie er terug bij halen dan stelden we steevast vast (ongeacht de branche) dat de bezettingsgrafiek een zogenaamde 'kamelenbult' weergaf. Dinsdag en donderdag waren het drukst op kantoor met +/- 80% bezetting. De werkplekken waren op maandag en vrijdag veruit het minst bezet en de aanwezigheid lag ergens tussenin op woensdag. Als we m.a.w. de medewerkers zelf laten kiezen wanneer ze naar kantoor komen dan gaan we dezelfde resultaten zien. Dit zou betekenen dat de kantoren redelijk vol zullen zitten op dinsdag/donderdag en het kantoor eerder een spookgebouw zal zijn op woensdag, vrijdag en in iets mindere mate op maandag .... met weinig besparingsmogelijkheden.

De oplossing zit vooral in het maken van concrete afspraken. Door de diverse teammeetings te spreiden in de week kan men de bezettingspieken afvlakken. En om iedereen toch af en toe zijn/haar favoriete thuiswerkdagen te kunnen gunnen, is het wenselijk om bijvoorbeeld met een rotatiesysteem per kwartaal te werken.

Daarnaast is het werken met ankerzones per afdeling en bufferzones tussen de afdelingen de juiste manier om tijdelijke fluctuaties op te vangen zonder te veel werkplekken te moeten voorzien. Stel dat bijvoorbeeld je HR afdeling bestaat uit 10 personen. Dan is het goed om op basis van 40% thuiswerken 6 werkplekken te voorzien in de afdeling zelf. Op de dag van een teammeeting zullen ze alle 10 aanwezig zijn. M.a.w. je dient ergens een zogenaamde ‘overflow’zone te voorzien met 4 werkplekken voor HR. Maar omdat deze 4 extra werkplekken slechts uitzonderlijk allemaal bezet worden door HR kunnen ze op de andere dagen door andere afdelingen gebruikt worden die op die dag hun team meeting hebben. Deze overflow zone plaats je in je werkomgeving best op een centrale plaats als buffer tussen een aantal afdelingen die er van gebruik kunnen maken. Als 2 afdelingen van 10 personen met 80% als regelmatigere piek aanwezig zijn dan hebben ze elks 2 werkplekken nodig van de overflowzone die op dat moment ook optimaal bezet is. Op 20 werkplekken bespaar je zo 4 werkplekken, zijnde 20%.

Wel dient opgemerkt dat kleinere bedrijven minder van dit ‘sharing schaalvoordeel’ kunnen profiteren.

Werkplekbufferzones

INKRIMPEN OK, MAAR KAN DIT ZOMAAR BINNEN DE RANDVOORWAARDEN VAN MIJN HUURCONTRACT ?

In theorie klinkt het allemaal mooi, maar huurders worden natuurlijk geconfronteerd met de randvoorwaarden van hun huurcontract. Ofwel heb je de komende 12 maanden een break-optie of einddatum in je huurcontract ofwel zit je nog voor een langere tijd vast aan je huurtermijn.

In het eerste geval kunnen we duidelijk een onderhandelingshefboom creëren t.a.v. je verhuurder en alle 'stay or leave' opties bekijken. Maar ook in het tweede geval zijn er een aantal mogelijkheden … Eén van je opties is in dat geval 'onderverhuring'. Dit lijkt op het eerste zicht eenvoudig maar er komen toch heel wat zaken bij kijken: formele goedkeuring van je verhuurder, opsplitsbaarheid en kostenplaatje, gemeubeld vs leeg verhuren, huurprijsniveau bepalen,...

Een tweede optie is een zogenaamde 'trade off deal' met je eigenaar waarbij je voor beide partijen op zoek gaat naar een WIN-WIN formule. Zo kan je in ruil voor een inkrimping van bijvorbeeld -20% met je verhuurder overeenkomen dat je de 80% die je wenst te behouden voor een langere termijn vastklikt zodat je aan je verhuurder in ruil meer financiële zekerheid en cashflow biedt. Belangrijk hierbij is ook de rekening van je tegenpartij te maken om een inzicht te bekomen in diens financieel kantelpunt bij de diverse scenario's en dient geval per geval bekeken te worden. Daar waar al veel kantoorleegstand is, zal de verhuurder zijn risico groter zijn en dus zijn bereidheid tot een trade-off deal kleiner.

Meer info over bovenstaande 'krimp'opties en hoe je dit aanpakt lees je hier.

Sta jij ook voor deze uitdaging en ben je benieuwd wat jouw concrete opties zijn ?