Stay or leave analyse & site selectie voor het HQ van BD myShopi

BD myShopi huurde een kantoorruimte op de 3^de verdieping met een oppervlakte van 2.352 m² in gebouw 6 in het Pegasus business park gelegen aan de De Kleetlaan te Diegem. In de overeenkomst waren ook 35 binnen- parkeerplaatsen, 7 buitenparkeerplaatsen en 75m² archief inbegrepen. De eerstkomende breakoptie was 31/12/2020 mits 6 maanden vooropzeg.

Naar aanleiding van deze opkomende breakoptie in het huurcontract werd Transact eind 2019 gevraagd een SWOT-analyse uit te voeren van de huidige huisvestingssituatie. De huisvestingsnoden van BD myShopi waren sowieso door de jaren al gewijzigd maar gaandeweg tijdens het project kwam daar de impact van COVID19 nog als extra dimensie bij waardoor de huidige ruimte danig gereduceerd kon worden. Bijgevolg was het meer dan wenselijk om te onderzoeken of men nog op de juiste plaats op de juiste oppervlakte aan de juiste voorwaarden gehuisvest was.

Hierbij werden een aantal scenario’s onderzocht en onderling vergeleken. In een stay context werden 2 pistes opgenomen. De huidige situatie en dus het zogenaamde ‘do nothing scenario’ diende als baseline om de andere scenario’s mee te vergelijken. Immers, een directie wil altijd bij een eventuele nieuwe huisvestingskeuze weten wat het verschil is met de huidige situatie op ruimtelijk, technisch, financieel, contractueel én operationeel vlak. Aanvullend werd het afstoten van een deel van de huidige ruimte op de huidige locatie onderzocht. Daarnaast werd een leave scenario naar andere alternatieve locaties in de buurt onderzocht. Tot slot was een integratie in een bestaand gebouw te Bornem een mogelijke piste.

Het resultaat

De toekomstige noden werden samengevat in een RFI die gebruikt werd om een marktbevraging naar alternatieve huurpanden te doen. De huidige eigenaar werd ook aangeschreven en kon op zijn beurt een voorstel doen op basis van de nieuwe noden van BD myShopi. Op basis van de verkregen input van de marktbevraging werd een longlist opgemaakt die herleid werd tot een shortlist met valabele oplossingen die verder in detail onderzocht werden. Alle analyseresultaten werden verwerkt in een business case model waarbij alle scenario’s objectief vergeleken werden vanuit ruimtelijk, technisch, financieel, contractueel en operationeel oogpunt. De negotiatiegesprekken met meerdere overgebleven aanbieders werden opgestart maar uiteindelijk bleek dat het verhuisscenario naar een reeds bestaand (gehuurd) logistiek gebouw met (uitbreidbare) kantoorfaciliteiten in Bornem de beste oplossing was vanuit diverse oogpunten. De huidige locatie werd volledig opgezegd.

Door deze huisvestingsstrategie bespaart BD myShopi aanzienlijk wat centen. Bijkomend is er ook een operationeel voordeel door dichter bij de ‘core business activiteiten’ te zitten.