Wist jij dat je een break optie in je huurcontract kan aanwenden om de huurvoorwaarden van je kantoor te verbeteren ?

De meeste huurders denken dat een break optie in hun huurcontract enkel gebruikt kan worden als men effectief wenst te verhuizen. Bijgevolg laten ze uit onwetendheid deze unieke kans om hun huurvoorwaarden tussentijds te optimaliseren aan zich voorbij gaan. Jammer, zeker omdat door Covid19 en het thuiswerken waarschijnlijk ook de huisvestingsnoden van je organisatie intussen drastisch gewijzigd zijn.

Tijd dus om gebruik te maken van je tussentijdse break optie om je huurcontract terug te aligneren met je toekomstige noden én aan een marktconforme (of liefst nog lagere) huur.

Een huurcontract heeft doorgaans een looptijd van 9 jaar met tussentijdse opzegmogelijkheden na (eventueel) 3 en 6 jaar. Door jaarlijkse indexaties is je huurprijs na pakweg 5 jaar al gestegen met ongeveer 9%. Daarnaast zijn de actueel gevraagde huurprijzen voor leegstaande m² in jouw gebouw in veel gevallen gedaald. Dit is te wijten aan een toenemende leegstand en een 'veroudering' van het gebouw ten opzichte van nieuwbouwprojecten. Nieuwe gebouwen gebruiken betere en zuinigere technieken en hebben vaak een betere ruimtelijke performantie (verhouding netto/bruto, daglichtratio,..). Bijkomend worden in een aantal nieuwbouwprojecten bijkomende vergader- en cateringfaciliteiten aangeboden zodat je nog minder m² nodig hebt in je eigen gehuurde oppervlakte (waardoor je dus extra kan besparen).

Nieuwe huurders die een oppervlakte huren in hetzelfde gebouw of business park waar jij momenteel zit, krijgen dus merkelijk betere voorwaarden. Hun huurprijs zal beduidend lager zijn dan jouw huidige (meermaals geïndexeerde) huur maar mogelijks zelfs lager dan jouw aanvangshuur 5 jaar geleden. Als jij bij wijze van spreken je huur opzegt en de deur achter je dicht trekt en 's anderendaags terug aanbelt als 'nieuwe' huurder kan je al een aanzienlijke besparing doen !

Bovendien krijgen deze nieuwe huurders extra huurvrije maanden en/of een lump sum (voor inrichtingswerken) cadeau als ze tekenen. Deze incentives heb je waarschijnlijk zelf ook gekregen bij aanvang van jouw huurcontract. Wat weinig huurders weten is dat deze incentives in relatie staan tot de eerste vaste huurtermijn in het contract, zijnde bijvoorbeeld 6 jaar in geval een 6-9 huurcontract. Na deze 6 jaar heeft de verhuurder gezien je break optie geen absolute zekerheid meer over zijn huurinkomsten. Als je m.a.w. gewoon blijft zitten na die 6 jaar, geef je je eigenaar een bijzonder groot cadeau van 3 jaar extra cashflow aan een zéér hoge geïndexeerde huur zonder dat je daar zelf een beloning voor krijgt of gekregen hebt!

We willen huurders niet persé doen verhuizen, maar je merkt dat er voldoende argumenten zijn om de hefboom die je hebt uit te spelen tegen je eigenaar om na 6 jaar rond te tafel te gaan zitten teneinde je huurvoorwaarden te verbeteren. Na 3 jaar al gebruik maken van je eventuele break optie levert niet veel op omdat je huurprijs nog niet zo sterk gestegen is door indexaties. Bijkomend weet je eigenaar dat je toch niet gaat verhuizen omdat je je inrichtingskosten nog niet hebt afgeschreven en een leave scenario in je business case niet het beste scenario zal zijn.

Hoe pak je dit best aan ? Timing en geloofwaardigheid zijn de key elementen !

Eerst en vooral dien je er tijdig aan te beginnen. Dit is minimum een jaar tot 9 maanden voor je uiteindelijke break datum. Je dient enerzijds rekening te houden met je opzegtermijn van minimaal 6 maanden voorafgaand aan je break datum. Het loont de moeite dit ruim op voorhand even af te checken in je huurcontract omdat in sommige gevallen dit 12 maanden op voorhand dient te gebeuren ! Eens de opzegdatum gepasseerd, dan is je kans verkeken. Anderzijds dien je voldoende tijd te hebben om een eventueel verhuisscenario te implementeren of te veinzen. Als je een maand voor je opzegdatum aanklopt bij je eigenaar dan weet hij dat je stilaan in tijdnood komt. Hij gaat je aan het lijntje houden en zorgen dat de opzegdatum verstrijkt zodat je opnieuw vertrokken bent voor een nieuwe periode van 3 jaar.

Hij zal ook weten dat je stilaan in tijdnood komt voor een effectief plan B. Dit brengt ons bij het punt 'geloofwaardigheid'. De eigenaar weet dat het niet realistisch is als jij op dat moment nog én opzoek moet gaan naar een alternatief gebouw én dit moet inrichten én nog tijdig dient te verhuizen voor je uit zijn pand dient te vertrekken. Hoe hij weet dat jij nog niet actief aan het zoeken bent ? Hij zal een tweetal bevriende makelaars bellen en vragen of die op de hoogte zijn van een officiële marktvraag van jou naar een alternatief gebouw. Indien deze makelaars hierop negatief antwoorden, weet je eigenaar dat je in tijdnood zal komen én dat je bluft.

Je kantoor zal er dus helemaal anders uit moeten zien dan vandaag het geval is. Een pluspunt, dit kan gepaard gaan met een mooie inkrimping van je oppervlakte. MAAR opgelet .... het feit dat je werknemers slechts 60% van de tijd aanwezig zullen zijn, betekent niet dat je 40% van je oppervlakte kan schrappen ! Het betekent wel dat je minder individuele werkplekken of benches dient te voorzien. Maar naar alle waarschijnlijkheid zal je een aantal extra (kleinere) meeting ruimtes dienen te voorzien.

Een bijkomend aandachtspunt is de locatie van de meeting ruimtes in het gebouw. Vroeger was het belangrijk dat de individuele werkplekken of benches in de eerste daglichtzone stonden zodat de werknemers die >6 uur aan de werkplek zaten, optimaal konden genieten van natuurlijk daglicht. De vergaderzalen werden in de donkere zones van het gebouw geplaatst, omdat men hier toch maar maximaal een uurtje in diende te vertoeven. Doordat je werknemers specifiek naar kantoor komen voor overleg, terugkoppeling, team meetings, etc ... zullen ze op die dagen veel meer gebruik maken van de meeting faciliteiten. Bijgevolg dienen deze juist wel in een zone met natuurlijk daglicht moeten staan. En de flexwerkplekken waar men tussendoor even aan werkt zullen kunnen verhuizen naar de donkerdere zones. Gezien het feit dat het niet 90% vergaderen en slechts 10% individueel werken zal zijn, zal de 1ste daglichtratio van gebouwen uiterst belangrijk worden bij de selectie van een kantoorgebouw. Wij houden hier al jaren rekening mee!

Je kantoor zal er dus helemaal anders uit moeten zien dan vandaag het geval is. Een pluspunt, dit gaat gepaard met een serieuze inkrimping van ongeveer 1/3 (of meer) van je oppervlakte. Met deze huurbesparingen kan je heel wat euros terug investeren in een nieuwe aangepaste ‘future proof’ werkomgeving !

Inkrimpen ok, maar kan dit zomaar binnen mijn huurcontract ?

In theorie klinkt het allemaal mooi, maar huurders worden natuurlijk geconfronteerd met de randvoorwaarden van hun huurcontract. Ofwel heb je de komende 12 maanden een break-optie of einddatum in je huurcontract ofwel zit je nog voor een langere tijd vast aan je huurtermijn. In het eerste geval kunnen we duidelijk een onderhandelingshefboom creëren t.a.v. je verhuurder en alle 'stay or leave' opties bekijken. Maar ook in het tweede geval zijn er een aantal mogelijkheden …

Nieuwe huurders die een oppervlakte huren in hetzelfde gebouw of business park waar jij momenteel zit, krijgen dus merkelijk betere voorwaarden. Hun huurprijs zal beduidend lager zijn dan jouw huidige (meermaals geïndexeerde) huur maar mogelijks zelfs lager dan jouw aanvangshuur 5 jaar geleden. Als jij bij wijze van spreken je huur opzegt en de deur achter je dicht trekt en 's anderendaags terug aanbelt als 'nieuwe' huurder kan je al een aanzienlijke besparing doen !

Bovendien krijgen deze nieuwe huurders extra huurvrije maanden en/of een lump sum (voor inrichtingswerken) cadeau als ze tekenen. Deze incentives heb je waarschijnlijk zelf ook gekregen bij aanvang van jouw huurcontract. Wat weinig huurders weten is dat deze incentives in relatie staan tot de eerste vaste huurtermijn in het contract, zijnde bijvoorbeeld 6 jaar in geval een 6-9 huurcontract. Na deze 6 jaar heeft de verhuurder gezien je break optie geen absolute zekerheid meer over zijn huurinkomsten. Als je m.a.w. gewoon blijft zitten na die 6 jaar, geef je je eigenaar een bijzonder groot cadeau van 3 jaar extra cashflow aan een zéér hoge geïndexeerde huur zonder dat je daar zelf een beloning voor krijgt of gekregen hebt!

We willen huurders niet persé doen verhuizen, maar je merkt dat er voldoende argumenten zijn om de hefboom die je hebt uit te spelen tegen je eigenaar om na 6 jaar rond te tafel te gaan zitten teneinde je huurvoorwaarden te verbeteren. Na 3 jaar al gebruik maken van je eventuele break optie levert niet veel op omdat je huurprijs nog niet zo sterk gestegen is door indexaties. Bijkomend weet je eigenaar dat je toch niet gaat verhuizen omdat je je inrichtingskosten nog niet hebt afgeschreven en een leave scenario in je business case niet het beste scenario zal zijn.

Hoe pak je dit best aan ? Timing en geloofwaardigheid zijn de key elementen !

Eerst en vooral dien je er tijdig aan te beginnen. Dit is minimum een jaar tot 9 maanden voor je uiteindelijke break datum. Je dient enerzijds rekening te houden met je opzegtermijn van minimaal 6 maanden voorafgaand aan je break datum. Het loont de moeite dit ruim op voorhand even af te checken in je huurcontract omdat in sommige gevallen dit 12 maanden op voorhand dient te gebeuren ! Eens de opzegdatum gepasseerd, dan is je kans verkeken. Anderzijds dien je voldoende tijd te hebben om een eventueel verhuisscenario te implementeren of te veinzen. Als je een maand voor je opzegdatum aanklopt bij je eigenaar dan weet hij dat je stilaan in tijdnood komt. Hij gaat je aan het lijntje houden en zorgen dat de opzegdatum verstrijkt zodat je opnieuw vertrokken bent voor een nieuwe periode van 3 jaar.

Hij zal ook weten dat je stilaan in tijdnood komt voor een effectief plan B. Dit brengt ons bij het punt 'geloofwaardigheid'. De eigenaar weet dat het niet realistisch is als jij op dat moment nog én opzoek moet gaan naar een alternatief gebouw én dit moet inrichten én nog tijdig dient te verhuizen voor je uit zijn pand dient te vertrekken. Hoe hij weet dat jij nog niet actief aan het zoeken bent ? Hij zal een tweetal bevriende makelaars bellen en vragen of die op de hoogte zijn van een officiële marktvraag van jou naar een alternatief gebouw. Indien deze makelaars hierop negatief antwoorden, weet je eigenaar dat je in tijdnood zal komen én dat je bluft.

Wij voorzien in zo'n traject steeds een (tijdig gestarte) marktverkenning om alle alternatieve opties in kaart te brengen. Het komt geloofwaardig over t.a.v. je huidige eigenaar én het geeft ook een inzicht in je mogelijkheden en de nodige negotiatieargumenten. Het zorgt voor een negotiatie met je eigenaar op basis van concrete facts & figures. Bovendien zal je directie het nuttig vinden om na 5 jaar je huidige huisvestingsnoden in vraag te stellen en te kijken of je vandaag nog op de juiste plaats op de juiste oppervlakte aan de juiste voorwaarden gehuisvest bent.

Gebruik dus je tussentijdse break-optie voor een tussentijdse huisvestingsevaluatie en combineer dit met een mooie huurbesparing van-20% tot -25% !